Dlaczego prawidłowa utylizacja dokumentów jest ważna?

Przedsiębiorcy i pracodawcy są zobowiązani do gromadzenia i archiwizowania dokumentów związanych z prowadzoną działalnością, czy dotyczących pracowników. Jednak to nie wszystkie ich obowiązki. Kolejny to niszczenie dokumentów, które jest naturalnym etapem, kończącym ich obieg. Takie działania podejmowane są w momencie, w którym dane tracą ważność lub po okresie wskazanym dla konkretnego rodzaju dokumentacji (finansowej, kadrowej). Dlaczego utylizacja dokumentów jest tak ważna? Sprawdź, jak zrobić to poprawnie!

Dlaczego niszczenie dokumentów jest istotne?

Lista dokumentów, które muszą być przechowywanie przez kilka (a czasami kilkanaście lub kilkadziesiąt) lat, jest naprawdę długa. Zalicza się do nich m.in.:

• dokumentację kadrową,
• dowody księgowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• sprawozdania finansowe.

Dokumenty gromadzone w tradycyjnej wersji papierowej zajmują dużo miejsca. Dlatego pierwszy z powodów, dla których niszczenie dokumentów jest istotne, to fakt, że konieczne jest uzyskanie miejsca na coraz nowszą dokumentację. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi martwić się o dodatkową powierzchnię magazynową, a dodatkowo nie generuje dodatkowych kosztów. Oczywiście niszczenie dokumentów może odbyć się dopiero wtedy, gdy upłynie określony dla nich termin.

Dlaczego jeszcze utylizacja dokumentów ma znaczenie? Kiedy dane nie muszą być gromadzone, należy je zniszczyć, aby zredukować ryzyko wycieku informacji. Dane dotyczące prowadzenia firmy, kosztów, czy spraw kadrowych nie mogą dostać się w niepowołane ręce. Ujawnienie poufnych informacji (np. danych osobowych) może wiązać się z wysoką grzywną.

Jak prawidłowo przeprowadzić niszczenie dokumentów?

Prywatne firmy, urzędy, placówki medyczne, czy edukacyjne są zobowiązane do gromadzenia dużej ilości dokumentów. W celu ich zniszczenia musieliby zainwestować w wydajny sprzęt, który poradzi sobie z utylizacją całej dokumentacji. Właśnie dlatego warto zdecydować się na profesjonalne niszczenie dokumentów, którym zajmie się zaufana firma zewnętrzna. Profesjonaliści dysponują aktualną wiedzą oraz posiadają rozbudowaną i zaawansowaną infrastrukturę, co pozwala przeprowadzić ten proces w sposób wydajny, skuteczny i bezpieczny. To opłacalny sposób, aby zutylizować dokumenty (wiele szczegółów dostępnych jest na stronie https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/tychy/).

Niszczenie dokumentów u klientów prowadzących działalność w mniejszych miejscowościach może okazać się wyzwaniem. Jednak udało się znaleźć rozwiązanie. Choć dostępność wielu usług może być w tych miejscach ograniczona, to warto zwrócić uwagę, że niektóre firmy zajmujące się profesjonalną utylizacją dokumentów, odbierają je ze wskazanego miejsca, a następnie w bezpieczny sposób transportują, aby trwale je zniszczyć. Ekoakta to jeden z partnerów, który przedstawia szeroki pakiet usług i gwarantuje profesjonalne niszczenie dokumentów i nośników danych w oparciu o aktualnie obowiązujące normy. Ekoakta zaprasza do kontaktu osoby zainteresowanie nie tylko z dużych miast, tj. Kraków, czy Poznań, ale także z Dąbrowy Górniczej https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/dabrowa-gornicza/ oraz Chorzowa https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/chorzow/.